Fatturazione elettronica 2025: obbligo, software e soluzioni per professionisti e aziende

L’obbligo di fatturazione elettronica, introdotto nel 2019, ha rappresentato una svolta significativa per le Partite IVA in Italia. Tuttavia, nei primi anni, alcune categorie di lavoratori autonomi e imprese hanno beneficiato di esenzioni e deroghe, in particolare coloro che operavano in regime forfettario o con ricavi inferiori a determinate soglie.

Dal 1° luglio 2022, però, l’obbligo è stato esteso anche alle Partite IVA che, nell’anno precedente, hanno registrato ricavi o compensi superiori a 25.000 euro. Questo ha comportato l’inclusione di nuove categorie di contribuenti, tra cui professionisti in regime forfettario, associazioni sportive dilettantistiche, enti senza fini di lucro e pro-loco, purché abbiano proventi da attività commerciali non superiori a 65.000 euro.

Per affrontare questo cambiamento normativo, molti professionisti e imprese hanno dovuto adottare software per la fatturazione elettronica, strumenti indispensabili per la gestione e trasmissione delle fatture digitali.

Cos’è un programma per la fatturazione elettronica e perché è essenziale

Un programma per la fatturazione elettronica è un software che consente di creare, inviare e conservare le fatture in formato digitale, rispettando le norme stabilite dall’Agenzia delle Entrate.

Il suo utilizzo è ormai indispensabile per tutti i professionisti e le aziende soggetti all’obbligo, poiché semplifica la gestione delle fatture e garantisce la corretta trasmissione dei documenti fiscali attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).

Il SdI è il “postino digitale” dell’Agenzia delle Entrate, responsabile della verifica e dell’inoltro delle fatture elettroniche al destinatario. Il sistema controlla che la fattura contenga tutti i dati obbligatori e che sia indirizzata correttamente tramite codice destinatario o PEC.

Una volta verificati i dati, il Sistema di Interscambio consegna la fattura al destinatario e invia al fornitore una ricevuta telematica con la conferma di avvenuta trasmissione, indicando data e ora di consegna.

Quali vantaggi offre un software di fatturazione elettronica

Un software dedicato alla fatturazione elettronica offre numerosi vantaggi, tra cui:

• Emissione automatizzata delle fatture per clienti privati e pubblica amministrazione, semplificando la gestione fiscale.
• Archiviazione sicura delle fatture elettroniche per 10 anni, come previsto dalla normativa.
• Firma digitale integrata per garantire la validità legale dei documenti.
• Monitoraggio degli incassi e delle scadenze, grazie a sistemi di notifiche e report dettagliati.
• Possibilità di comunicazione diretta con il commercialista, evitando scambi manuali di documenti.
• Compatibilità con dispositivi mobili (PC, tablet e smartphone) per una gestione più flessibile.
• Integrazione con Google Calendar per la sincronizzazione delle scadenze.
• Riconoscimento facciale per l’automazione nella creazione delle fatture digitali.
• Tracking delle email, per verificare se il destinatario ha ricevuto e aperto la fattura.

Queste funzionalità permettono a liberi professionisti, aziende e associazioni di gestire con maggiore autonomia la propria contabilità, riducendo la necessità di ricorrere a un commercialista per la generazione e l’invio delle fatture.

I migliori software per la fatturazione elettronica a pagamento

Per chi ha esigenze avanzate e un elevato volume di fatture, esistono soluzioni professionali a pagamento, che offrono funzionalità complete e assistenza dedicata. Tra i migliori software di fatturazione elettronica troviamo:

• Fatture In Cloud – intuitivo, con interfaccia user-friendly e gestione integrata delle fatture e dei pagamenti.
• MiaFattura – offre soluzioni personalizzate per PMI e liberi professionisti.
• Invoice Buddy – ideale per chi necessita di fatturazione multilingua e gestione clienti avanzata.
• Aruba Fatturazione – uno dei più noti sul mercato, garantisce sicurezza e assistenza professionale.
• Legalinvoice (InfoCert) – software con firma digitale e conservazione a norma.
• Tieni il Conto (Zucchetti) – ottima soluzione per aziende con elevati volumi di fatturazione.
• Danea Easyfatt – molto popolare tra i professionisti, consente anche la gestione del magazzino.
• FattureWeb – un gestionale completo per la fatturazione elettronica e la contabilità.
• FatturaElettronica APP – perfetto per chi desidera una soluzione mobile friendly.

Questi software offrono abbonamenti flessibili a seconda delle necessità dell’utente, con prezzi variabili in base alle funzionalità richieste.

Come scegliere il miglior software di fatturazione elettronica

La scelta del software giusto dipende da diversi fattori, tra cui:

1. Volume di fatture – Chi emette poche fatture potrebbe optare per una soluzione gratuita, mentre aziende con un elevato numero di transazioni necessitano di un software avanzato.
2. Facilità d’uso – L’interfaccia deve essere intuitiva e accessibile anche per chi non ha competenze contabili.
3. Funzionalità extra – Monitoraggio dei pagamenti, gestione clienti, report finanziari e integrazioni con altri strumenti di lavoro possono fare la differenza.
4. Compatibilità con dispositivi e sistemi operativi – Alcuni software funzionano solo su PC, altri offrono app mobile per iOS e Android.
5. Costo – È importante valutare il rapporto tra funzionalità e prezzo, scegliendo la soluzione più adatta alle proprie esigenze economiche.

Conclusioni

L’obbligo di fatturazione elettronica ha reso indispensabile l’adozione di software specifici per la gestione delle fatture digitali. Scegliere il giusto programma può fare la differenza in termini di efficienza, sicurezza e risparmio di tempo, migliorando la gestione fiscale e la relazione con i clienti.

Con l’evoluzione normativa e le nuove funzionalità offerte dai software, sempre più professionisti e aziende stanno adottando strumenti digitali per semplificare il processo di fatturazione, ridurre errori e migliorare la propria produttività.